Toimeksiantosopimus

Toimeksiantosopimuksen tekeminen kirjallisesti on tärkeää. Sopimukseen tulisi kirjata ainakin seuraavat seikat: toimeksiannon määrittely, aikataulu, veloitusperusteet, tekijänoikeudet, sopimuksen voimassaolo/päättämismuodot.

Aina kirjallisen sopimuksen tekemiseen ei ole mahdollisuutta, tai se koetaan liian byrokraattiseksi pienemmissä toimeksiannoissa. Tällöin on tärkeää, että graafinen suunnittelija keskustelee tilaajan kanssa toimeksiannon perusasiat, ja laittaa niitä koskevat ehdot esimerkiksi sähköpostilla tiedoksi tilaajalle.  Kun ehdot laitetaan osaksi tarjousta, ja tarjous hyväksytään, syntyy tarjoukseen liitettyjen ehtojen osalta sopimus, ellei tilaaja muuta pysty osoittamaan.

Jos tarjous on ollut yksinkertainen eikä ole sisältänyt tarkempia ehtoja, voi tilauksen jälkeen laittaa asiakkaalle tiedoksi toimituksen tarkempia ehtoja. Tilaajalla on tietysti mahdollisuus olla niitä hyväksymättä. Jos asiakas ei kuitenkaan niiden osalta reklamoi, vaan jatkaa toimeksiannon tilaamista, voi tällä seikalla olla merkitystä, jos sopimuksen sisällöstä tulee myöhemmin riitaa. Myös Grafian yleisiä toimitusehtoja voi hyödyntää liittämällä ne tarjoukseen mukaan.

Hinnoittelu

Hinnoitteluun vaikuttaa alan kilpailutilanne, mutta myös suunnittelijan oman työnsä arvostus, eli millä hän on valmis tekemään työn.  Hinnoittelu on sopimuskysymys, ei oikeudellinen asia.  Oikeudellinen siitä voi tulla silloin, jos hinnoitteluperusteet ovat toimeksiantosopimuksessa määritelty epäselvästi, ja niistä syntyy riitaa toimeksiantajan ja -saajan välillä.  Jos asiakas ei suostu maksamaan laskua, on suunnittelijan nostettava velkomuskanne oikeudessa.

Toimeksiannon hinta voidaan sopia tuntiperusteisesti, kertakorvauksella tai rojaltipohjaisena, jos se tilanteeseen sopii. Lisäksi voidaan peruspalkkion lisäksi sopia mahdollisista lisäkorvauksista tai -rojalteista.  

Jos asiakas haluaa teosten kaikki oikeudet, vaikkei niitä välttämättä tarvitse, voi yhteisen hinnan löytäminen olla vaikeaa. Tekijänoikeuksista kannattaa tällöin pyrkiä sopimaan siten, että asiakkaalla on käyttöoikeus vain siihen käyttöön, mihin työ tilataan. Jos asiakkaalle tulee tarve käyttää lopputulosta laajemmin, on se mahdollista suorittamalla lisäkorvaus.

Erimielisyyksien välttämiseksi sopimukseen tulisi kirjata mahdollisimman tarkkaan, mitä sovittu hinta pitää sisällään. Jos on sovittu kertakorvauksesta, epäselvyyttä syntyy usein siitä, miten mahdolliset ylimääräiset asiakkaan toiveesta tehdyt muutostyöt huomioidaan.  Tämän ongelman voi välttää kirjaamalla sopimukseen/tarjoukseen mahdollisimman tarkkaan, mitä niin sanottu perushinta pitää sisällään ja mitä laskutetaan muutos- tai lisätöistä. Lisäksi kannattaa asiakasta informoida dokumentoidusti (esim. sähköpostilla) kun ryhdytään suorittamaan perustoimeksiannon ulkopuolelle kuuluvaa lisätyötä.  Suositeltavaa on myös sopia välilaskutusmahdollisuudesta erityisesti silloin, kun kyse on pitkästä projektista.

Kopio vai inspiraation lähde

Tekijänoikeuslain 1 §:n 1 momentin mukaan sillä, joka on luonut kirjallisen tai taiteellisen teoksen, on tekijänoikeus teokseen.  Työn tuloksen täytyy täyttää omaperäisyyden ja itsenäisyyden vaatimus, jotta niin sanottu teoskynnys ylittyy. Jos kyse ei ole teoksesta, sitä voi vapaasi kopioida tekijänoikeuslain estämättä.

Tekijänoikeudella suojataan teoksen ilmenemismuotoa. Teoksen aihetta, aiheen käsittelyä ohjaavaa metodia, teemaa, ideaa, periaatetta tai teokseen sisältyviä tietoja ei suojata, vaan ne ovat vapaasti käytettävissä uudenlaisissa ilmaisumuodoissa. Suunnittelija voi saada toisesta teoksesta idean, ja hyödyntää sitä omassa luomistyössään. Tämä ei ole kiellettyä, kunhan kyse on omasta luovasta työstä eikä toisen teoksen kopioinnista. Tekijänoikeuslaissa (4 § 2 momentti) on nimenomaisesti todettu, että jos joku teosta vapaasti muuttaen on saanut aikaan uuden ja itsenäisen teoksen, ei hänen tekijänoikeutensa riipu tekijänoikeudesta alkuperäisteokseen. Eli teoksen vapaa muuttaminen on sallittu.

Se onko kyseessä toisen teoksen kopiointi vai itsenäinen uusi teos, arvioidaan vertailemalla teosten yhteneväisyyksiä ja eroavaisuuksia. Karrikoiden kaksi taulua, joissa molemmissa on sama järvimaisema samoine aiheineen: järvi, saaria, puita, lintuja, mutta silti kyseessä on kaksi eri teosta. Mitä tutumpi ja yleisempi teema teoksessa on, sitä enemmän täytyy sietää samankaltaisuutta.

Kenelle kuuluvat työtiedostot?

Suunnittelija törmää usein tilanteeseen, jossa asiakas pyytää käyttöönsä suunnittelijan oman työtiedoston, suunnittelijan työkalun, jolla toimeksianto on tehty.  Syynä voi olla, että asiakas haluaa muokata työtä itse tai muutoin tarvitsee sitä mahdollista tulevaa käyttöä varten. Työtiedostossa ovat ne työkalut, jolla suunnittelutyötä on helppo muunnella joko asiakkaan tai kolmannen toimesta.  Sen luovuttamisella voi siten olla sekä suunnittelijalle että asiakkaalle taloudellista merkitystä.

Velvollisuus luovuttaa työtiedosto asiakkaalle eteenpäin riippuu siitä, mitä on sovittu. Omistusoikeus on suunnittelijalla, joten jos asiakas haluaa saada sen haltuunsa, tulee siitä suunnittelijan ja asiakkaan välillä sopia. Suunnittelijan olisi hyvä tiedostaa antaessaan tarjousta, edellyttääkö asiakas työtiedoston luovutusta sopimusehtoihin.  Tarjouspyynnöissä tämä ei välttämättä tule esiin, ja tarkempia sopimusehtoja neuvotellessa voikin olla yllätys, että asiakas tällaista edellyttää. Jos luovutuksesta sovitaan, on muistettava informoida asiakasta, että asiakas voi joutua hankkimaan erillisiä lisenssejä hyödyntääkseen työtiedostoa.

Jos asiasta ei ole selvästi sovittu, syntyy vaikeita sopimuksen tulkintatilanteita.  Jos asiakas on esimerkiksi ostanut ”kaikki oikeudet muunteluoikeuksineen”, asiakas voi väittää, että tämä sopimusehto pitää sisällään sen tulkinnan, että työtiedosto on ollut tarkoitus luovuttaa.  Se, miten oikeus viime kädessä tulkitsisi epäselvää sopimusta, riippuu useasta tekijästä.